Dalam suatu dokumen kadang kita menggunakan tabel untuk menampilkan data ataupun hasil analisis yang telah kita buat. Dengan menggunakan sebuah tabel kita dapat menyajikan data atau informasi dengan lebih singkat dan akurat. Dari pengalaman saya selama menggunakan Microsoft Word, bekerja dengan tabel ternyata gampang-gampang susah.
1. Menyisipkan Beberapa Baris Sekaligus
Untuk menambah beberapa baris dengan cepat alias tidak satu persatu, caranya adalah sorot / buat blok beberapa baris yang anda inginkan, artinya jika ingin menyisipkan 4 baris sekaligus maka sorot / blok terlebih dahulu 4 baris yang ada di tabel, jika ingin 10 baris maka sorot 10 baris terlebih dahulu, dan seterusnya. Lalu klik kanan tombol mouse anda untuk memunculkan popup menu, kemudian pilih item menu insert rows. Maka pada tabel akan disisipkan baris dengan jumlah sebanyak baris yang anda blok sebelumnya.
Jika ingin menyisipkan baris dengan jumlah baris terakhir yang anda sisipkan, lakukan pengulangan perintah terakhir dengan menekan tombol [F4] atau [CTRL]+[Y] (baca juga : tips pengetikan cepat dengan keyboard shortcut). Contoh, jika anda sebelumnya telah menyisipkan 4 baris sedangkan jumlah baris yang akan dibuat sebanyak 40 baris maka langkah berikutnya anda tinggal menekan tombol [F4] atau [CTRL]+[Y] sebanyak 9 kali (biarkan / jangan hilangkan blok yang ada pada 4 buah baris sebelumnya).
2. Menghapus Beberapa Baris Sekaligus.
Seperti halnya menyisipkan baris, blok beberapa baris yang akan dihapus terlebih dahulu. Lalu klik kanan tombol mouse anda untuk memunculkan popup menu, kemudian pilih item menu delete rows. Maka pada tabel akan dihapus baris dengan jumlah sebanyak baris yang anda blok sebelumnya.
3. Menambah Baris pada Akhir Tabel.
Untuk menambah satu atau beberapa baris dengan cepat gunakan cara ini : klik / letakkan kursor editing pada baris yang paling bawah. Tekan tombol [Tab]dan jangan dilepaskan. Kursor editing akan bergerak ke arah kanan dan jika telah sampai pada kolom paling kanan / terakhir, kursor akan bergerak ke bawah dan otomatis akan menambah sebuah baris baru.
Lepaskan tombol [Tab] bila jumlah baris yang ditambahkan telah sesuai dengan yang anda kehendaki.
4. Hindari tabel yang terlalu panjang.
Jika dokumen yang anda buat memiliki sebuah tabel yang sangat panjang atau sangat kompleks karena akibat penggabungan cell (merge cell) ada beberapa alternatif peyusunan dokumen yang dapat ditempuh agar proses pengeditan dan penyimpanan dokumen dapat berjalan lebih cepat..
Alternatif pertama, Pecah tabel tersebut menjadi beberapa tabel yang lebih kecil (misalnya berdasarkan nomor urut per kelompok) dengan format yang sama.
Alternatif kedua, sebaiknya anda memecah dokumen tersebut menjadi beberapa bagian atau memisahkan tabel tersebut dengan dokumen utama / dokumen narasi anda.
Alternatif ketiga, bila masalah yang anda hadapi cukup berat, gunakan gabungan dari alternatif pertama dan kedua.
5. Pertimbangkanlah untuk memakai spreadsheet
Jika anda memiliki tabel yang panjang dan tidak terpotong-potong oleh narasi, pertimbangkanlah untuk menggunakan tabel dalam Microsoft Excel sedangkan narasi yang anda buat tetap di Microsoft Word.
.
